Organizacja może nadal działać sprawnie dzięki zaangażowaniu ludzi. Trudniej jednak ustalić, gdzie znajduje się aktualny dokument, kto potwierdził określone warunki i co należy przekazać nowej osobie w zarządzie.
To moment, w którym bieżące wsparcie organizacyjne i dokumentacyjne staje się potrzebą praktyczną.
Porządkowanie zaczyna się od obrazu działalności
Pierwszym krokiem nie powinno być automatyczne tworzenie kolejnych procedur. Warto najpierw ustalić, jak organizacja rzeczywiście działa.
Jakie zadania prowadzi? Kto podejmuje decyzje? Z kim współpracuje? Jakie zobowiązania wynikają z podpisanych umów i otrzymanego finansowania? Gdzie przechowuje dokumenty?
Dopiero taki przegląd pozwala rozróżnić trzy sytuacje: brak potrzebnego dokumentu, dokument nieaktualny oraz dokument istniejący, lecz niedostępny dla właściwej osoby. Każda wymaga innego rozwiązania.
Decyzje powinny dać się odtworzyć
W pracy fundacji i stowarzyszenia ważne jest rozdzielenie codziennych ustaleń od decyzji podejmowanych przez właściwe organy.
Forma dokumentowania zależy od rodzaju sprawy, statutu, przepisów i ewentualnych warunków finansowania. Nie każda rozmowa wymaga uchwały, ale nie każdą decyzję można zastąpić wiadomością na komunikatorze.
Przegląd dokumentacji powinien więc obejmować nie tylko pytanie, czy decyzja została podjęta, lecz także przez kogo, w jakim trybie i czy zachowano potrzebne potwierdzenie. Ułatwia to późniejsze wykazanie, na jakiej podstawie organizacja rozpoczęła działanie.
Zmiana osoby w zespole ujawnia braki
Jeżeli tylko jedna osoba zna terminy, warunki współpracy i miejsce przechowywania dokumentów, organizacja staje się zależna od jej dostępności.
Zmiana zarządu, koordynatora projektu lub osoby prowadzącej kontakty z partnerami może wtedy powodować utratę ciągłości. Nowa osoba otrzymuje część plików, ale nie zna ustaleń, które do nich doprowadziły.
Pomocny jest uporządkowany sposób przekazywania spraw: lista aktywnych projektów, aktualne umowy, terminy, osoby kontaktowe, nierozstrzygnięte kwestie i miejsce przechowywania dokumentacji. Przekazanie dostępu do kont i systemów powinno być zaplanowane tak, aby organizacja zachowała kontrolę nad swoimi zasobami.
Dokumenty projektu i dokumenty organizacji trzeba połączyć
Projekt finansowany z dotacji tworzy własną dokumentację: wniosek, umowę, budżet, harmonogram, materiały potwierdzające działania i rozliczenia. Równolegle organizacja prowadzi sprawy zarządu, współpracę z wykonawcami i bieżącą obsługę finansową.
Te obszary nie powinny funkcjonować niezależnie. Zmiana zakresu działania może wpływać na umowę z wykonawcą, budżet i sposób dokumentowania rezultatu. Decyzja o nowej współpracy może wymagać sprawdzenia zarówno zasad organizacji, jak i warunków danego projektu.
Wsparcie organizacyjne polega między innymi na wychwytywaniu takich zależności i ustalaniu, co trzeba sprawdzić przed podjęciem działania.
Procedura powinna odpowiadać na konkretny problem
Rozbudowany dokument nie poprawi pracy, jeżeli nikt nie wie, kiedy go stosować. Zamiast tworzyć procedury na każdą możliwą sytuację, warto zacząć od powtarzających się trudności.
Jeżeli problemem są różne wersje umów, potrzebne może być uporządkowanie wzorów i sposobu ich zatwierdzania. Jeśli giną informacje o terminach, przydatny będzie wspólny rejestr spraw z przypisaną odpowiedzialnością. Jeżeli wykonawcy rozpoczynają pracę bez uzgodnionego zakresu, należy zmienić sposób organizowania współpracy.
Dobór rozwiązania powinien wynikać z rzeczywistego sposobu działania organizacji.
Bieżąca obsługa nie musi oznaczać przekazania wszystkich spraw
Zakres wsparcia można dopasować do potrzeb. Organizacja może potrzebować jednorazowego przeglądu dokumentów, przygotowania określonych uchwał i zasad współpracy albo regularnej pomocy przy pojawiających się sprawach.
Najważniejsze jest ustalenie, kto odpowiada za decyzje, kto przygotowuje dokumenty i które czynności pozostają po stronie organizacji. Jasny podział zadań pomaga uniknąć sytuacji, w której każda ze stron zakłada, że daną sprawę prowadzi ktoś inny.
Jeżeli dokumentacja Twojej fundacji lub stowarzyszenia nie nadąża za rozwojem działalności, opisz sytuację Instytutowi Rozwoju Projektów. Zakres współpracy może obejmować dokumenty, sprawy organizacyjne, zmiany oraz przygotowanie do prowadzenia nowych działań.