Rozsądny budżet pozwala ocenić wykonalność przedsięwzięcia jeszcze przed napisaniem wniosku. Pokazuje też, czy organizacja nie deklaruje działań, których kosztów nie uwzględniła albo których nie będzie w stanie sfinansować w odpowiednim momencie.
Najpierw rozpisz działanie na czynności
„Cykl warsztatów” to zbyt ogólny opis, aby rzetelnie oszacować koszt. Trzeba ustalić liczbę spotkań, czas ich trwania, liczbę grup, sposób przygotowania prowadzących, potrzebne materiały i organizację miejsca. Osobno warto przeanalizować rekrutację, komunikację z uczestnikami oraz dokumentowanie zajęć.
Każda pozycja powinna wynikać z konkretnej potrzeby. Jeżeli zamawiasz materiały dla uczestników, określ ich liczbę i sposób użycia. Jeżeli przewidujesz koordynację, opisz zadania oraz czas potrzebny do ich wykonania. Nazwa stanowiska nie zastępuje uzasadnienia kosztu.
Sprawdź jednostki, zanim sprawdzisz sumę
Przy kalkulacji wynagrodzeń łatwo pomylić godzinę zajęć z godziną pracy. Przygotowanie, prowadzenie i opracowanie dokumentacji to różne czynności. Trzeba ustalić, które z nich obejmuje stawka i czy konkurs dopuszcza przyjęty sposób rozliczenia.
Przykładowo cztery spotkania po dwie godziny dla dwóch grup oznaczają szesnaście godzin prowadzenia, jeśli każda grupa uczestniczy w osobnym cyklu. Osiem godzin wystarczy tylko wtedy, gdy obie grupy pracują wspólnie. Tę różnicę trzeba wyjaśnić w planie działań, a nie maskować korektą sumy.
Podstawę szacowania warto zachować: ofertę wykonawcy, rozeznanie cen lub opis przyjętej kalkulacji. Taki materiał pozwala później odtworzyć założenia, gdy zmieni się zakres projektu.
Koszt potrzebny nie zawsze jest kosztem dopuszczonym
Wydatek może być uzasadniony organizacyjnie, a jednocześnie nie spełniać warunków danego finansowania. Dlatego każdą pozycję należy zestawić z regulaminem, katalogiem kosztów, terminami kwalifikowalności i zasadami dotyczącymi podatku VAT. Nie istnieje jeden katalog wydatków odpowiedni dla wszystkich dotacji.
Podobnie trzeba zweryfikować sposób wykazania wkładu własnego. Praca wolontariuszy, udostępnienie sali czy środki pieniężne nie są automatycznie zamienne. Ich dopuszczalność i dokumentowanie zależą od konkretnego programu.
Rozdziel budżet od dostępności pieniędzy
Dodatni bilans projektu nie oznacza, że w każdym miesiącu wystarczy środków na płatności. Sprawdź, kiedy mogą wpłynąć pieniądze, kiedy trzeba zapłacić wykonawcom i czy finansowanie przewiduje zaliczki czy refundację. Rozpisz plan wpływów i wydatków obok harmonogramu działań.
Jeżeli zasady konkursu nie pozwalają finansować określonego kosztu, wskaż rzeczywiste inne źródło albo ogranicz zakres przedsięwzięcia. Nie zakładaj, że brakujące środki „znajdą się” po przyznaniu dotacji.
Przetestuj budżet razem z opisem projektu
Na końcu przejdź przez każde działanie i sprawdź, czy ma zapewnione zasoby. Następnie przejdź przez każdy koszt i wskaż, czemu służy. Pozycja bez powiązania z działaniem wymaga wyjaśnienia, a działanie bez kosztu wymaga wskazania, jak zostanie wykonane.
Potrzebujesz uporządkować kalkulację projektu? Instytut Rozwoju Projektów pomaga powiązać plan działań, harmonogram i budżet. Do rozmowy przygotuj koncepcję oraz dokumentację konkursu, który rozważasz.
Materiały do sprawdzenia konkretnej sprawy
Warunki finansowania i wymagania formalne należy sprawdzić w dokumentach właściwych dla konkretnego projektu lub organizacji. Artykuł nie podaje aktualnych naborów ani kompletnej instrukcji postępowania rejestrowego.