Nie zawsze przyczyną jest nierzetelność. Często strony inaczej rozumieją te same ustalenia. „Przygotowanie materiałów” dla jednej osoby oznacza opracowanie treści, a dla drugiej również projekt graficzny, publikację i późniejsze aktualizacje.
Dlatego przed rozpoczęciem warto uporządkować nie tylko sam przedmiot współpracy, lecz także sposób jej prowadzenia.
Zakres pracy powinien opisywać rezultat
Ogólna nazwa usługi nie wystarcza do ustalenia, kiedy zadanie można uznać za zakończone. Potrzebny jest opis tego, co ma powstać i w jakiej postaci zostanie przekazane.
Jeżeli firma zamawia opracowanie dokumentacji, powinna wiedzieć, jakie dokumenty obejmuje zlecenie, na podstawie jakich informacji zostaną przygotowane i czy zakres zawiera omówienie ich zastosowania. Jeżeli zleca organizację wydarzenia, warto rozdzielić przygotowanie koncepcji, kontakt z wykonawcami, obsługę uczestników i dokumentowanie realizacji.
Takie doprecyzowanie ułatwia ocenę ofert. Dwie propozycje z podobną nazwą mogą obejmować zupełnie inny zakres pracy.
Termin zależy także od informacji przekazywanych przez klienta
Data zakończenia projektu powinna uwzględniać czynności obu stron. Wykonawca może potrzebować materiałów, dostępu do systemu, odpowiedzi na pytania albo decyzji dotyczącej kolejnego etapu.
Jeżeli tych zależności nie opisano, opóźnienie w przekazaniu danych może później stać się przedmiotem sporu o termin realizacji.
Przed startem warto ustalić, jakie informacje są potrzebne, kto je dostarcza i kiedy powinny być dostępne. Pomocne jest także określenie, co dzieje się z harmonogramem, gdy materiały są niekompletne lub decyzja zostaje odłożona.
Akceptacja pracy wymaga ustalonego sposobu działania
W małej firmie kilka osób może mieć wpływ na projekt, choć tylko jedna prowadzi kontakt z wykonawcą. Bez jasnego podziału ról uwagi bywają sprzeczne, a wcześniej zaakceptowane rozwiązania wracają do dyskusji.
Warto wskazać osobę uprawnioną do przekazywania ostatecznych decyzji i ustalić, w jaki sposób zbierane są uwagi. Znaczenie ma również to, czy akceptacja dotyczy całego projektu, czy poszczególnych etapów.
Praktyczny model może polegać na przekazywaniu jednego zestawu uwag po wewnętrznym uzgodnieniu ich przez firmę. Nie jest to obowiązkowa reguła dla każdej współpracy, ale rozwiązanie, które ogranicza chaos komunikacyjny.
Poprawka i dodatkowe zadanie to różne sytuacje
Zmiana jest naturalnym elementem wielu projektów. Problem zaczyna się wtedy, gdy strony nie rozróżniają poprawienia pracy zgodnie z ustaleniami od rozszerzenia wcześniejszego zamówienia.
Jeżeli dokument miał dotyczyć jednego rodzaju współpracy, przygotowanie wersji dla kolejnej grupy kontrahentów może wymagać osobnego zakresu. Jeżeli wydarzenie obejmowało jedną lokalizację, dodanie drugiej wpływa na organizację, czas i koszty.
Dlatego warto ustalić sposób zgłaszania zmian, ich wyceny i zatwierdzania. Nowe zadanie powinno mieć określony zakres oraz wpływ na termin realizacji.
Zakończenie projektu powinno oznaczać uporządkowane przekazanie
Ostatnia faktura nie zawsze kończy wszystkie sprawy organizacyjne. Firma może potrzebować plików źródłowych, zestawienia ustaleń, dokumentów potwierdzających wykonanie albo informacji, jak korzystać z przygotowanych materiałów.
Przed rozpoczęciem współpracy warto określić, co zostaje przekazane na końcu i kto odpowiada za dalsze przechowywanie dokumentacji. Jeśli przedmiot współpracy wiąże się z prawami autorskimi, poufnością lub danymi osobowymi, odpowiednie zapisy wymagają osobnej analizy konkretnej sytuacji.
Dokumentacja powinna nadążać za rzeczywistą współpracą
Dobrze przygotowana umowa lub oferta to początek. W trakcie realizacji pojawiają się decyzje, które również warto utrwalać: zmiany zakresu, akceptacje etapów, przesunięcia terminów i dodatkowe zamówienia.
Najbardziej użyteczna dokumentacja opisuje to, co strony rzeczywiście robią. Dzięki temu łatwiej zarządzać projektem, przekazać zadania innej osobie i wrócić do wcześniejszych ustaleń.
Przygotowujesz nową współpracę lub chcesz uporządkować obecne zasady? Instytut Rozwoju Projektów wspiera przedsiębiorców w dokumentacji, umowach i organizacji współpracy. Opisz swoją sprawę przez formularz kontaktowy.