W praktyce jakość tekstu jest tylko jednym z elementów przygotowania. Znaczenie mają również warunki udziału, zgodność projektu z konkursem, możliwość wykonania działań i dostępność dokumentów.
Dlatego przed zamówieniem usługi warto ustalić, czy potrzebujesz redakcji gotowego projektu, czy opracowania całej koncepcji.
Najpierw sprawdź, czy konkurs odpowiada Twojej sytuacji
Podobna tematyka programu nie oznacza jeszcze, że firma lub organizacja może w nim uczestniczyć. Znaczenie mają warunki dotyczące wnioskodawcy, rodzaju działań, miejsca realizacji oraz innych kryteriów wskazanych w dokumentacji.
Analiza powinna obejmować aktualne ogłoszenie, regulamin, kryteria oceny, instrukcję i wymagane załączniki. Warto sprawdzić także wyjaśnienia organizatora oraz opublikowane zmiany.
Dopiero na tej podstawie można ocenić, czy przygotowanie wniosku ma uzasadnienie. Nie wszystkie wątpliwości da się rozstrzygnąć na podstawie krótkiego opisu programu.
Pomysł i projekt to dwa różne etapy
„Chcemy organizować warsztaty” albo „planujemy uruchomić nową usługę” to punkt wyjścia. Projekt wymaga odpowiedzi na bardziej szczegółowe pytania.
Dla kogo będzie realizowany? Jaką potrzebę ma zaspokoić? Jakie działania są niezbędne? Co powinno się zmienić po ich zakończeniu? Jakie zasoby są potrzebne i kto odpowiada za wykonanie?
Jeśli tych odpowiedzi jeszcze nie ma, usługa powinna obejmować opracowanie koncepcji. Samo wypełnianie formularza prowadziłoby wtedy do podejmowania ważnych decyzji przypadkowo, podczas redagowania kolejnych pól.
Budżet trzeba sprawdzić pod kątem wykonania
Budżet nie jest wyłącznie zestawieniem kwot mieszczących się w limicie konkursu. Powinien wynikać z zakresu działań i realnego sposobu ich realizacji.
Warto zweryfikować założenia cenowe, koszty organizacji, zaangażowanie zespołu i wydatki, które mogą pozostać po stronie wnioskodawcy. Zasady kwalifikowania kosztów są określone dla konkretnego programu.
Osobnej uwagi wymaga sposób wypłaty środków. Firma lub organizacja powinna sprawdzić, czy harmonogram finansowania pozwoli pokrywać zobowiązania w terminie. Nawet dobrze dopasowany projekt może być trudny do prowadzenia, jeżeli wymaga finansowania wydatków przed otrzymaniem środków.
Ustal, co rzeczywiście obejmuje przygotowanie wniosku
Pod tym samym określeniem mogą kryć się różne usługi. Jedna oferta obejmuje redakcję dostarczonej koncepcji. Inna zawiera analizę konkursu, pracę nad projektem, budżetem, harmonogramem i załącznikami.
Przed rozpoczęciem warto ustalić, kto przygotowuje poszczególne materiały, kto weryfikuje dane i ile czasu przewidziano na uwagi. Ważne jest też określenie, czy zakres obejmuje pracę w generatorze, techniczne złożenie wniosku oraz odpowiedzi na ewentualne wezwania organizatora.
Samo przekazanie pliku z tekstem nie jest tym samym co przygotowanie kompletnego zgłoszenia.
Wnioskodawca musi uczestniczyć w pracy
Osoba przygotowująca wniosek nie powinna samodzielnie wymyślać doświadczenia organizacji, dostępności zespołu, zasobów ani danych o odbiorcach.
Te informacje muszą pochodzić od wnioskodawcy i odpowiadać rzeczywistości. Potrzebna jest również akceptacja zakresu działań, rezultatów i budżetu.
Współpraca powinna więc mieć harmonogram przekazywania informacji i podejmowania decyzji. Zbyt późna weryfikacja projektu zwiększa ryzyko pozostawienia niespójności, których nie będzie już czasu poprawić.
Przed złożeniem przeczytaj wniosek jak plan realizacji
Warto sprawdzić, czy deklarowane działania można wykonać z posiadanym zespołem, w przewidzianym czasie i za wskazane środki. Rezultaty powinny mieć określony sposób sprawdzania, a dokumentacja potwierdzająca wykonanie musi być możliwa do zgromadzenia.
To także moment na ocenę, czy opis, harmonogram, budżet i załączniki są ze sobą zgodne. Korekta językowa nie zastępuje takiej weryfikacji.
Przygotowanie wniosku i decyzja o dotacji to odrębne sprawy
Zakres usługi powinien być opisany przez czynności i materiały, które zostaną przygotowane. Decyzja o finansowaniu należy do organizatora konkursu i zależy od zasad oceny, wyników innych zgłoszeń oraz dostępnej puli środków.
Profesjonalne przygotowanie pomaga uporządkować projekt i dokumentację. Nie daje podstaw do obiecywania przyznania dotacji.
Masz wybrany konkurs albo pomysł wymagający opracowania? Instytut Rozwoju Projektów wspiera firmy i NGO w analizie możliwości finansowania, przygotowaniu koncepcji, wniosków oraz dokumentacji. Opisz swój projekt i wskaż program, który rozważasz.